Office Assistant (f/m/x)

Widzisz siebie na tym stanowisku?

Wypełnij formularz kontaktowy


Lokalizacja biura	Katowice
praca zdalna	model stacjonarny
wymiar pracy	–

Pasja do podróżowania to coś, co łączy całą Grupę eSky (eSky, Thomas Cook, eDestinos). Nasze internetowe biuro podróży powstało z połączenia wieloletniego doświadczenia w branży turystycznej z zamiłowaniem do nowoczesnych technologii. Tworzymy rozwiązania, które inspirują ludzi do poznawania świata i wspólnie zamieniamy te inspiracje w doświadczenia.

Do naszego zespołu chcielibyśmy zaprosić osobę, która wesprze Grupę eSky w codziennym funkcjonowaniu biura i obsłudze recepcji. Szukamy kandydatki/kandydata, która/y połączy wysoką kulturę osobistą i swobodę w kontakcie z ludźmi z dobrą organizacją pracy i dbałością o szczegóły. Jeśli lubisz pracę, w której każdy dzień wygląda inaczej – od powitania gościa, przez koordynację dostaw, po prowadzenie dokumentacji – to dobry adres. Szczególnie jeśli odnajdujesz się w roli osoby, która sprawia, że biuro działa jak trzeba, a goście czują się zaopiekowani.

Jak będzie wyglądała Twoja podróż z nami?

Prowadzenie recepcji, wsparcie odwiedzających w trakcie ich wizyty. Przygotowanie salek konferencyjnych na spotkania oraz obsługa gości podczas tych spotkań.
Odbiór, rejestracja, dystrybucja i wysyłka korespondencji. Prowadzenie wewnętrznego rejestru obiegu dokumentów (m.in. umów), kompletowanie dokumentacji i przekazywanie jej do archiwizacji.
Kontakt z kurierami, dostawcami (art. biurowe, woda, kawa, środki czystości) oraz wykonawcami usług (np. sprzątających). Monitorowanie stanów magazynowych, składanie zamówień, dystrybucja w biurze. Nadzór nad jakością i terminowością realizowanych usług – w tym serwisów kawowych i kserokopiarek.
Udzielanie pracownikom i kadrze kierowniczej informacji oraz bieżącego wsparcia administracyjnego. Pomoc w obsłudze urządzeń biurowych (drukarki, skanery).
Dbałość o porządek w przestrzeniach wspólnych (recepcja, kuchnia, salki). Współpraca z Działem Administracji i wykonawcami zewnętrznymi w zakresie utrzymania biura, sprzątania i drobnych napraw.

lata

doświadczenia

700

pracowników

na całym świecie

rynki

na całym świecie

Żeby spełnić się w tej roli, potrzebujesz:

Bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów przy równoległych zadaniach.
Wysokiej kultury osobistej i komunikatywności – jesteś twarzą firmy dla gości i wsparciem dla zespołu.
Skrupulatności i rzetelności w prowadzeniu dokumentacji i realizowaniu zamówień.
Swobody w obsłudze komputera: pakietu MS Office, aplikacji wspierających procesy biurowe (np. systemów do obiegu dokumentów) i standardowych urządzeń biurowych. Nie oczekujemy, że znasz je wszystkie, ale że wykażesz chęć do nauki.
Znajomości języka angielskiego w mowie i piśmie pozwalającej na obsługę gości zagranicznych.
Samodzielności, proaktywności i umiejętności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.
Dyskrecji i dbałości o poufność informacji.
Doświadczenie na podobnym stanowisku (recepcja, back office, asystent biura) mile widziane.